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Comment rendre vos réunions-visio efficaces (et agréables) ?

La question est une préoccupation brûlante … Au coeur du fonctionnement des équipes télétravailleuses et des clients confinés, les réunions en visio présentent des avantages indiscutables, parmi lesquels relevons :
– la possibilité de se « voir » virtuellement
– un nombre de participants quasi illimité
– une possibilité de pratiquer la collaborativité

Pour creuser la question (et optimiser nos propres visioconférences évidemment…), Propulse vous propose un article dédié, avec un cadeau à télécharger !


Photo sur Unsplash par Chris Montgomery 

Une bonne préparation est une première garantie d'une réunion performante

Aujourd’hui, lancer une visio peut se résumer à un clic sur un bouton … Techniquement, l’opération n’a jamais été aussi facile. Ce qui n’est ABSOLUMENT pas la première étape d’une visio efficace. Reprenons depuis le début … Vous avez besoin de faire une visio pour résoudre une question clé, faire avancer un projet ou coordonner une équipe projet. Prenez le temps de préparer cette visio consciencieusement ; on parle de 15mn, pas de 3h …

1. Invitez les bonnes personnes : le temps de chacun est précieux, assurez-vous que les collaborateurs conviés sont concernés à 100% par la thématique

2. Envoyez une invitation en précisant : 
– le sujet
– l’ordre du jour
– le temps global de la réunion
– le temps dédié à chaque point de l’ordre du jour
– l’objectif de la réunion
– le canal utilisé (Zoom, Google Meet ou autre)
– les documents à consulter AVANT la réunion

3. Préparez le ou les documents / supports que vous souhaiterez diffuser/partager pendant la visio. La dernière minute n’est JAMAIS la minute la plus pertinente pour préparer votre visio, même si vous êtes Superman.


source inspirante https://quotefancy.com

L'implication des participants est votre responsabilité

Il ne peut y avoir qu’une seule personne qui répond de l’efficacité de la réunion-visio. D’abord parce que c’est VOUS qui avez besoin des contributions des personnes que vous invitez à participer. Ensuite parce que c’est VOUS qui lancez les invitations. Et enfin c’est VOUS qui devez collecter les richesses issues de cet échange.

La responsabilité étant établie, reste à respecter les bonnes pratiques que vous avez identifiées ! Propulse vous aide sur ce point :

– S’assurer que chacun.e prenne la parole au cours de la réunion
– Etre attentif à la communication non verbale
– Capter l’attention des participants pour qu’ils restent concentrés
– Distribuer la parole et réguler les échanges


 

Les fondamentaux d'une communication réussie

Chez Propulse, cela fait partie de nos convictions : la communication est une affaire de bon sens. C’est une bonne et une mauvaise nouvelle. La bonne, c’est que c’est que mobiliser le bon sens est à la portée de toutes/tous. La mauvaise, c’est que le « contenu » du bon sens n’est pas universel : il est nécessaire de se mettre d’accord sur ce contenu au sein des équipes car le bon sens de l’un, n’est pas le bon sens de l’autre.

assurez-vous que tous les participants aient bien le même niveau d’information : éviter les mauvaises surprises en live !

souciez-vous des conditions de connexion des participants : connexion web, environnement, qualité du son et de la vidéo, seul.e ou pas seul …

les enjeux liés à l’écoute sont encore plus évidents : couper la parole, c’est déjà pas poli mais en visio ça vire rapidement au chao sonore ! Comme vous monitorez la visio, charge à vous de faire respecter les fondamentaux (de la politesse) et de la communication interpersonnelle

considérez le besoin de succès de chaque participant : tous les membres de l’équipe sont sensibles au fait que le temps et l’énergie investis pendant la visio soient utiles et porteurs de valeurs pour l’entreprise. A vous de vous assurer que chacun a pu contribuer efficacement !

 

Un point technique à ne pas négliger

L’organisation d’une réunion en visio nous pousse à développer nos capacités techniques : connexion de la caméra, test audio, fond virtuel, affichage des participants en mosaïque …  C’est un VRAI sujet car le calage technique peut rapidement grignoter le temps de votre visio. Ne vous improvisez pas Mac Gyver au risque de vous blesser, et appuyez-vous plutôt sur les contenus disponibles sur le web pour aider les participants :

un tuto pour une visio ZOOM
un tuto pour une visio GOOGLE MEET
un tuto pour une visio SKYPE


 

N'oubliez pas que c'est aussi un moment d'équipe !

Enfin, nous arrivons à la partie la plus intéressante de la visio : sa dimension agréable. Evidemment elle doit être utile, ça ne se discute même pas. Mais puisque chacun enchaine plusieurs visio par jour en ce moment, autant en faire un moment agréable !

Pratiquez l’inclusion : en démarrage de réunion et avant d’entrer dans le vif du sujet, imaginez un petit rituel pour briser la glace : l’humeur-météo, le niveau d’énergie, le mot du jour, …
Souriez : ce faisant, vous inciter inconsciemment les participants à faire de même ; et ça ne coûte pas cher !
Patientez : certaines personnes sont moins à l’aise que d’autres face caméra, prenez le temps de favoriser leur contribution en les mettant à l’aise

En plus la réunion-visio est fluide dans son déroulement, en plus vous augmentez le niveau de satisfaction des équipes et donc l’envie de refaire (vite) une visio avec vous !


 

CADEAU : une checklist à imprimer !

Comme on sait qu’après la lecture de cet article vous allez reprendre le cours-normal-de-votre-vie-professionnelle, nous vous offrons cette checklist qui fait aussi office de mémo. Vous pouvez l’afficher pas trop loin de votre écran et l’offrir à vos collègues qui organisent des visio 🙂

 

 

télécharger la checklist