19.11.2020
Digital
Comment rendre vos réunions-visio efficaces (et agréables) ?
Sommaire
La question est une préoccupation brûlante … Au coeur du fonctionnement des équipes télétravailleuses et des clients confinés, les réunions en visio présentent des avantages indiscutables, parmi lesquels relevons :
– la possibilité de se “voir” virtuellement
– un nombre de participants quasi illimité
– une possibilité de pratiquer la collaborativité
Pour creuser la question (et optimiser nos propres visioconférences évidemment…), Propulse vous propose un article dédié, avec un cadeau à télécharger !
Une bonne préparation est une première garantie d'une réunion performante
Aujourd’hui, lancer une visio peut se résumer à un clic sur un bouton … Techniquement, l’opération n’a jamais été aussi facile. Ce qui n’est ABSOLUMENT pas la première étape d’une visio efficace. Reprenons depuis le début … Vous avez besoin de faire une visio pour résoudre une question clé, faire avancer un projet ou coordonner une équipe projet. Prenez le temps de préparer cette visio consciencieusement ; on parle de 15mn, pas de 3h …
1. Invitez les bonnes personnes : le temps de chacun est précieux, assurez-vous que les collaborateurs conviés sont concernés à 100% par la thématique
2. Envoyez une invitation en précisant :
– le sujet
– l’ordre du jour
– le temps global de la réunion
– le temps dédié à chaque point de l’ordre du jour
– l’objectif de la réunion
– le canal utilisé (Zoom, Google Meet ou autre)
– les documents à consulter AVANT la réunion
3. Préparez le ou les documents / supports que vous souhaiterez diffuser/partager pendant la visio. La dernière minute n’est JAMAIS la minute la plus pertinente pour préparer votre visio, même si vous êtes Superman.
L'implication des participants est votre responsabilité
Il ne peut y avoir qu’une seule personne qui répond de l’efficacité de la réunion-visio. D’abord parce que c’est VOUS qui avez besoin des contributions des personnes que vous invitez à participer. Ensuite parce que c’est VOUS qui lancez les invitations. Et enfin c’est VOUS qui devez collecter les richesses issues de cet échange.
La responsabilité étant établie, reste à respecter les bonnes pratiques que vous avez identifiées ! Propulse vous aide sur ce point :
– S’assurer que chacun.e prenne la parole au cours de la réunion
– Etre attentif à la communication non verbale
– Capter l’attention des participants pour qu’ils restent concentrés
– Distribuer la parole et réguler les échanges
Les fondamentaux d'une communication réussie
Chez Propulse, cela fait partie de nos convictions : la communication est une affaire de bon sens. C’est une bonne et une mauvaise nouvelle. La bonne, c’est que c’est que mobiliser le bon sens est à la portée de toutes/tous. La mauvaise, c’est que le “contenu” du bon sens n’est pas universel : il est nécessaire de se mettre d’accord sur ce contenu au sein des équipes car le bon sens de l’un, n’est pas le bon sens de l’autre.
– assurez-vous que tous les participants aient bien le même niveau d’information : éviter les mauvaises surprises en live !
– souciez-vous des conditions de connexion des participants : connexion web, environnement, qualité du son et de la vidéo, seul.e ou pas seul …
– les enjeux liés à l’écoute sont encore plus évidents : couper la parole, c’est déjà pas poli mais en visio ça vire rapidement au chao sonore ! Comme vous monitorez la visio, charge à vous de faire respecter les fondamentaux (de la politesse) et de la communication interpersonnelle
– considérez le besoin de succès de chaque participant : tous les membres de l’équipe sont sensibles au fait que le temps et l’énergie investis pendant la visio soient utiles et porteurs de valeurs pour l’entreprise. A vous de vous assurer que chacun a pu contribuer efficacement !
Un point technique à ne pas négliger
L’organisation d’une réunion en visio nous pousse à développer nos capacités techniques : connexion de la caméra, test audio, fond virtuel, affichage des participants en mosaïque … C’est un VRAI sujet car le calage technique peut rapidement grignoter le temps de votre visio. Ne vous improvisez pas Mac Gyver au risque de vous blesser, et appuyez-vous plutôt sur les contenus disponibles sur le web pour aider les participants :
– un tuto pour une visio ZOOM
– un tuto pour une visio GOOGLE MEET
– un tuto pour une visio SKYPE
N'oubliez pas que c'est aussi un moment d'équipe !
Enfin, nous arrivons à la partie la plus intéressante de la visio : sa dimension agréable. Evidemment elle doit être utile, ça ne se discute même pas. Mais puisque chacun enchaine plusieurs visio par jour en ce moment, autant en faire un moment agréable !
– Pratiquez l’inclusion : en démarrage de réunion et avant d’entrer dans le vif du sujet, imaginez un petit rituel pour briser la glace : l’humeur-météo, le niveau d’énergie, le mot du jour, …
– Souriez : ce faisant, vous inciter inconsciemment les participants à faire de même ; et ça ne coûte pas cher !
– Patientez : certaines personnes sont moins à l’aise que d’autres face caméra, prenez le temps de favoriser leur contribution en les mettant à l’aise
En plus la réunion-visio est fluide dans son déroulement, en plus vous augmentez le niveau de satisfaction des équipes et donc l’envie de refaire (vite) une visio avec vous !
CADEAU : une checklist à imprimer !
Comme on sait qu’après la lecture de cet article vous allez reprendre le cours-normal-de-votre-vie-professionnelle, nous vous offrons cette checklist qui fait aussi office de mémo. Vous pouvez l’afficher pas trop loin de votre écran et l’offrir à vos collègues qui organisent des visio 🙂
